Selon un rapport de NTT Services, 45% des entreprises mondiales ont prévu d’externaliser au moins un processus métier depuis la pandémie. Une aubaine pour les assistantes digitales freelance qui apportent un soutien considérable à leurs clients tout en leur
permettant d’optimiser leur budget. Administratif, commerce, webmarketing : leur champ d’intervention est large et s’adapte à n’importe quelle société. Illustration avec 50 exemples de missions qu’un client peut déléguer à une assistante digitale à travers cinq grands corps de métier.
Administratif
Avec l’essor du télétravail et des outils de partage en ligne, les tâches administratives sont très simples à déléguer à une assistante digitale. On peut donc facilement externaliser tout ce qui relève de l’administratif, de l’assistanat général et du secrétariat. Ainsi, vous pouvez par exemple lui confier :
- la gestion de votre agenda (dates importantes, rappel de rdv, etc)
- la planification des prochaines réunions (envoi des invitations, réservation des salles, etc)
- l’organisation des sessions de formation (planification des dates, coordination des horaires, etc)
- la gestion des participants (envoi des liens pour les visio, réservation train/avion/hôtel, etc)
- l’organisation des voyages d’affaires (réservations, itinéraires, etc)
- la facturation (envoi des facture, suivi et relance des paiements, etc)
- le suivi des notes de frais (saisie des données, archivage des tickets, etc)
- le pointage des dépenses et des transactions
- le suivi de vos échéances
- la création de tableaux de suivi (budget, rapports, etc)
- la création de supports de présentation (Power Point, vidéo, etc)
- la gestion des appels téléphoniques (réceptionner, rediriger, etc)
- la rédaction de procédures (conception, affichage, etc)
- la relecture (vérification orthographe, syntaxe, etc)
- l’archivage de vos documents sur le cloud
Déléguer à une assistante digitale des tâches commerciales
Externaliser le SAV client ou les centres d’appel n’est pas nouveau. Il s’agit d’une pratique courante, utilisée par de nombreuses sociétés, mais qui est souvent mal perçue par les consommateurs lorsqu’ils s’aperçoivent que leurs interlocuteurs sont basés à l’étranger. En délégant certains process de votre service commercial à une assistante digitale freelance, vous faites le choix d’externaliser français. Voici quelques exemples de missions commerciales pouvant être sous-traitées :
- la mise en place de veille (sujets tendances, marchés publics, etc)
- la réalisation d’études de marché (conception des supports, centralisation des données, etc)
- la création d’offres commerciales (conception, rédaction, etc)
- la prospection (prise de rdv, planification des prochaines étapes, etc)
- le suivi de la prospection (relance devis, alimentation de la base de données, etc)
- la qualification de prospects (recherche du bon interlocuteur, des coordonnées, etc)
- la gestion du service client (répondre aux demandes, solutionner les litiges, etc)
- la rédaction de cahier des charges
- le tri de la boîte mail (transférer aux bons services, répondre aux demandes généralistes, etc)
- la gestion des avis sur internet (réponse, modération, etc)
- la recherche de nouvelles idées (événements pertinents, idées cadeaux pour les clients, etc)
- la communication avec les partenaires (prestataires, médias, etc)
- la création de tunnels de vente
- la gestion de vos stocks
Webmarketing
Toujours selon NTT Services, les entreprises seraient 34% à avoir externalisées leurs services de marketing numérique. Comme son nom l’indique, l’assistante digitale est en parfaite capacité de réaliser des missions webmarketing. Vous pouvez donc lui confier des tâches opérationnelles afin de mettre en place votre stratégie digitale et ainsi optimiser votre référencement :
- la mise en place d’un planning éditorial (planification des sujets, etc)
- la création de contenu web (rédaction d’articles, conception de ressources multimédias, etc)
- la rédaction de fiches produits (description, ventes additionnelles, etc)
- la rédaction de livre blanc (ebook, etc)
- la transcription de vidéo en article de blog
- la gestion des réseaux sociaux (alimentation de vos réseaux, modération des contenus, etc)
- l’envoi de votre newsletter (conception, suivi statistique, etc)
- la gestion de votre site internet (création, mise à jour, etc)
- l’harmonisation des pages de votre site internet (affichage des prix, arborescence, catégories, etc)
- l’amélioration de votre SEO (recherche de mots clés pertinents, reformulation, etc)
- l’analyse statistique (collecter les données pertinentes, créer des rapports, etc)
- la recherche de partenariats (veille, premier contact, etc)
- la gestion des enquêtes satisfaction (conception, envoi, rapport, etc)
- la création d’un plan de communication (définition de la stratégie, planification des étapes, etc)
- la retouche d’image
Pensez aussi à déléguer à une assistante digitale vos missions RH
On aurait pu le classer dans le paragraphe des tâches administratives, mais l’assistance RH requiert tout de même des compétences spécifiques qui ne s’improvisent pas :
- le suivi des plannings des employés avant paiement (pointage des heures, des absences, etc)
- la publication d’offres d’emploi (rédaction de l’annonce, mise en ligne, etc)
- la gestion des CV (archivage, sélection des profils intéressants)
- la chasse de tête (recherche des profils intéressants, première approche, etc)
- la coordination des entretiens (prise de rdv, envoi de confirmation, etc)
- l’envoi des contrats de travail
- l’organisation des entretiens annuels (préparation, planification, etc)
Une aide bien venue pour soulager la charge des responsables RH !
Cette liste est évidemment non exhaustive. Le panel de prestations pouvant être déléguées à une assistante indépendante est vaste, à vous de déterminer ce dont vous avez besoin !